El diagrama o diagrama de Gantt es una herramienta muy útil a la hora de formular y gestionar proyectos porque permite definir de forma gráfica, práctica y sistemática la duración de las diferentes actividades que se deben realizar para culminar con éxito el proyecto.
Características de la gráfica de Gantt
- En esta clase de diagrama las acciones del plan se presentan de manera constantemente ubicadas verticalmente, en lo que los tiempos (horas, días de las semanas o meses) están representados horizontalmente.
- Es un tipo de gráfico de barras donde se realiza un plan de idealización que funciona en la mayoría de los casos como una normativa o guía en el momento de poner en práctica cada una de las tareas primordiales para cumplir ciertos objetivos.
- Funciona como un tipo de horario o calendario, formado por barras organizadas según el caso requerido, donde están establecidas la fecha cuando se va a comenzar una acción y cuando la misma se va a terminar.
Estas corresponden al plan organizado previamente, donde además tiene la posibilidad de incorporar datos involucrados con el capital, el material, el personal solicitado, entre otros, para tener una perspectiva más clara de lo cual involucra al mismo.
- Es bastante similar a una estrategia de acción, que podría ser controlada de forma gráfica, para conocer si en verdad se está siendo efectivo y eficaz con las actividades determinadas o si se necesita algún tipo de ajuste.
Ventajas de usar una gráfica de Gantt
- Ofrece una visión visual que permite el conocimiento del plan a desarrollar.
- Es útil para tener conocimiento si el desarrollo de una actividad se altera con la ejecución de otra, para la cual se restablece la duración de cada una con mejor distribución.
- Puede controlar efectivamente las actividades requeridas para la ejecución y desarrollo del proyecto planificado.
- Es una herramienta bastante práctica que puede ser utilizada por casi cualquier individuo, nivel inferior en una jerarquía organizativa en el nivel administrativo. Además, se puede usar con herramienta de computadora o a mano con un lápiz y papel o pizarra de proyectos.
- Facilita el control y la supervisión de los procesos.
- Proporciona una estimación del tiempo en que cada actividad se realiza individualmente y el tiempo llevará a cabo el proyecto en su totalidad.
Cómo hacer una gráfica de Gantt
A continuación, te daremos un procedimiento bastante detallado, para que puedas realizar sin problemas la tuya:
- Hacer un dibujo de las filas y columnas que conformarán toda la tabla de la gráfica. En estas se irá poniendo toda la información elemental de las acciones a llevar a cabo en el futuro.
El número de estas dependerá de la proporción de datos que se desee integrar a la tabla gráfica; sin embargo, recomendamos empezar con un grupo sencillo de 4 columnas ubicadas al lado izquierdo de la tabla, seguido del número de columnas relacionadas con el número de días, semanas o meses en los que se está organización.
De igual forma, el número de filas que dibujaremos dependerá de la proporción de ocupaciones relacionadas en el proyecto.
- En las filas de la primera columna se escribirán cada una de las ocupaciones que sea primordial hacer, es decir de forma jerárquica, una abajo de la otra.
- En las filas de la segunda columna se escribirá la fecha estipulada de inicio de todas las ocupaciones, acciones o actividades a desarrollar.
- En la tercera columna se indicará la fecha estipulada de culminación o cierre de cada ocupación, acción o actividades.
- En la cuarta columna se colocará el período total estipulado para la duración de todas las acciones. Se debe tener presente la unidad de tiempo elegida, es decir días, semanas o meses.
Es primordial tener en cuenta que, aun cuando no se sepa con total seguridad la proporción de período de tiempo que demorará una actividad, es recomendable poner límites realistas y razonables para poder apegarse y organizar el tiempo de manera proactiva.
- Hacer un dibujo de un grupo de columnas que estará ubicado en la zona derecha de la tabla gráfica, justo luego de la cuarta columna donde se estipula los períodos de tiempo totales de las ocupaciones.
El número de estas columnas podrá variar según la proporción de tiempo primordial para terminar el plan en su integridad, y estarán clasificadas por igual en funcionalidad de la unidad de tiempo con la que se haya decidido laborar (días, semanas o meses).
En las filas se establecerán colores que representarán el periodo de duración de cada acción, lo cual permitirá decidir y gestionar a partir de alguna prelación en el desempeño de estas.
- Medir el aumento de todas las ocupaciones dibujando una línea oscura y fina en los bloques de color que determinan la duración de cada labor. Si la actividad ha terminado, la línea de color oscuro va a tener la misma longitud que el bloque de color que corresponde a su duración, si todavía esté en proceso, va a tener la longitud que corresponda a su desarrollo o progresión en el período.
Gráfica de Gantt ejemplos
A continuación, te daremos la organización a partir de 3 ejemplos de gráfica de Gantt:
- La acción 1 (Tarea 1) se llevará a cabo desde el 21 de abril al 13 de mayo. La acción 2 (Tarea 2) se empezará a partir del 11 de mayo hasta el 15 de mayo. La fecha de ampliación es la semana siguiente a esa.
- Acción 1 / Actividad 1 está codificada en rojo.
Andrea es la responsable de esta tarea del 1 al 15 de septiembre (dos semanas).
Gwen es responsable de la tarea del 16 al 23 de septiembre (una semana).
Amira empieza desde 23 de septiembre al 30 de septiembre (una semana)
- Actividad 3 / Actividad 1 es una actividad de publicidad que se celebra desde el centro de la semana 3 a la mitad de la semana. Gwen es la persona responsable de esta actividad.