Las cartas son uno de los métodos de comunicación que han perdurado más en el tiempo, ellas se caracterizan por su sencillez y objetividad. En este sentido entendemos como carta formal al tipo de correspondencia prudente dirigida a altos cargos o destinatarios desconocidos. Estas cartas están dotadas de rigurosidad en su vocabulario proporcionándoles coherencia y calidad en su redacción.
Las cartas formales se caracterizan por la planificación previa que conlleva escribirlas, ya que estas no gozan de la espontaneidad del autor. Así mismo su vocabulario es pulcro ya que no se deben utilizar vulgarismos o muletillas a la hora de expresarse, además de ello son sumamente compactas ya que la idea debe expresarse brevemente.
Características
Las cartas formales poseen cierta peculiaridad que las distinguen de otros métodos de comunicación escrita, así mismos estas características sirven como indicaciones que el autor debe tomar para su correcta redacción:
Cortesía
El remitente siempre debe mantener un lenguaje gentil y amigable con el destinatario, esto tomando en cuenta que normalmente es un desconocido o alguien con la cual no se tiene la confianza pertinente para tratarlo de otra manera. Estas cartas siempre tendrán un saludo y despedida cortés con mucha formalidad.
Objetividad
La carta formal se caracteriza por siempre ser puntual en las razones de su redacción, es decir, esta no divaga en otros temas si no que aborda directamente el motivo de su envío. De esta forma el emisor debe tener sus ideas muy claras antes de redactar el texto.
Sencillez
Estos textos a pesar de ser formales deben ser muy sencillos, en este sentido el autor debe comunicarse sin caer en tecnicismos propios de algún tópico. Se debe tener presente que el destinatario puede o no tener conocimientos previos sobre el tema que se abordará, por ello el lenguaje tomado debe ser natural.
Brevedad
En favor de su objetividad las cartas formales deben contar con una extensión no mayor de una página, esto facilita la lectura del destinatario proporcionando una respuesta clara y concisa al tópico abordado.
Orden
Este estilo de correspondencia goza de un orden claramente definido, este facilita la lectura y aporta formalidad al escrito. Así mismo su estructura consta de tres partes importantes: El encabezado, el cuerpo y la despedida.
Estructura
Como se mencionó estas cartas poseen un orden bien establecido que, a través de ciertas partes apoya al autor en el desarrollo formal de la carta. Su estructura no posee una metodología clara, sin embargo existe una base estructural que da pie a la mayoría de cartas de este estilo:
Encabezado
Es la parte inicial de la carta, en ella se desarrollan los aspectos principales de identificación:
- Destinatario: Se debe determinar a quién va enviada la carta, si no se tiene conocimiento del destinatario final simplemente se hace mención del departamento o institución al que va dirigida.
- Lugar y fecha: Es importante resaltar donde se ubica el autor al momento de enviar la carta además de la fecha ya que las cartas suelen tardar en ser entregadas al destinatario, cabe destacar que la fecha se debe especificar en día mes y año.
Cuerpo
Constituye la parte fundamental del texto ya que exponen las ideas principales, es decir, el motivo principal de la carta:
- Bienvenida: En ella se redacta un saludo cordial al destinatario, debemos tener en cuenta que la cortesía es fundamental.
- Introducción: Comúnmente se da un abrebocas al punto principal de la carta, mediante la introducción se explica el contexto que antecede a la idea principal.
- Desarrollo: como su nombre indica en ella se planteará el motivo del envío, en ella se explican todas las ideas de forma coherente, breve y puntual. Debemos tener en cuenta que en este estilo de cartas se dirige al destinatario en “usted” ya que comúnmente estas cartas son dirigidas a personas las cuales no conocemos o no poseemos confianza como para referirnos de “tú”.
Despedida
Finalizaremos la carta concluyendo las ideas y agradeciendo por la atención del destinatario mediante algunas palabras gentiles, así mismo se debe indicar los datos del remitente junto con su firma, se pueden agregar otras formas de contacto como número telefónico o el cargo profesional que desempeña. De esta manera concluiríamos la carta de manera objetiva y cordial.
Ejemplos de cartas formales
Ejemplo 1
Caracas a 14 de mayo del 2020
Sr. Director Carlos Castillo
Director Principal del comité de padres y representantes
Estimado Director:
Por medio de la presente los alumnos pertenecientes a la promoción cincuenta y uno de la “U.E Santiago Mariño” se dirigen a usted para solicitar la participación del comité de padres y representantes en la quinta edición de la muestra de talentos juvenil “Pequeño Santi”. Consideramos que el proyecto puede tener mejores resultados contando con el apoyo de nuestro estimado grupo de padres y representantes, a razón de esto hemos organizado todos los preparativos logísticos y requeriríamos su apoyo en el área de comida y recreación.
De antemano queremos agradecer su gran aporte a nuestra comunidad educativa.
Se despide atentamente:
Pablo Ramírez
Presidente del comité estudiantil de la promoción vigente.
Ejemplo 2
Valencia a 27 de febrero del 2020
Dra. María Zambrano
Ejecutiva de Recursos Humanos
Respetada Dra.
Me dirijo a usted por la presente para informarle que el pasado 24 de febrero del presente año sufrí un accidente en horario laboral. Ocurrió que el estante de mi puesto de trabajo colapsó mientras me encontraba cerca de él, este cayó sobre mi brazo ocasionando una fractura que fue atendida por el personal médico esa misma tarde. Siguiendo las sugerencias de mi abogado me veo en la necesidad de comunicarle esta situación a usted para planificar una reunión donde podamos aclarar todos los puntos respecto a los pagos médicos por parte de la empresa.
Espero su pronta respuesta, tenga feliz semana.
Se despide cordialmente:
Marta Andrade
Asistente de Ejecutivo de Ventas
Ejemplo 3
Maracaibo a 30 de abril del 2020
Distribuidora Altamar C.A.
Oficina administrativa
A quien corresponda:
Mediante la presente el departamento de almacenaje de la empresa solicita un aumento salarial a todos los trabajados del área en cuestión. Se han presentado múltiples quejas de los empleados debido a la baja remuneración que se les está otorgando a pesar del trabajo arduo que están desempeñando. Hago constar en la presente la solicitud del aumento ya que en numerosas oportunidades se ha hecho esta solicitud de manera informal haciendo caso omiso a las razones de los empleados. Por este medio nos gustaría planear una reunión el día 2 de mayo para llegar a un acuerdo sobre el inconveniente.
Esperamos su mejor disposición.
Atentamente:
Federico Guzmán
Jefe del departamento de almacenaje.
Ejemplo 4
Portuguesa a 6 de diciembre del 2019
Dr. Eugenio Ortiz
Jefe de Cardiología
Estimado Dr.
En nombre de todo el personal administrativo queremos felicitarle su reciente reconocimiento por los treinta años de labor en la clínica, por ello nos complace invitarlo al aniversario 45 como invitado de honor a nuestra celebración. Para esta ocasión hemos preparado algunos reconocimientos de los cuales usted será anfitrión, para ello le solicitamos dar un pequeño discurso de apertura narrando su experiencia en el área de trabajo.
Contamos con su asistencia y colaboración.
Se despide:
Ana María Vásquez
Jefa del Departamento de Recursos Humanos