1 Ejemplo de Manual de Procedimientos

Un manual de procedimientos es una herramienta de gran utilidad para el control interno de cualquier organización, pues además de especificar de manera clara, ordenada y sistemática las actividades a realizar, establece las responsabilidades de cada integrante del proceso, facilitando la consecución exitosa de las actividades.

ejemplo de manual de procedimientos

Existen muchos ejemplos de cómo implementar un manual de procedimientos, sin embargo, cada empresa es distinta y puede establecer las pautas que considere necesarias para el desarrollo de sus procesos.

Por eso, en este post, te mostraremos 1 ejemplo de manual de procedimientos. 

¿Qué es un manual de procedimientos?

Un manual de procedimientos es un documento que describe detalladamente los pasos y acciones necesarias para llevar a cabo una tarea o proceso específico dentro de una organización, siendo una herramienta valiosa para la coordinación, dirección, evaluación y control de los procesos internos entre las distintas áreas de la entidad.

Básicamente, este tipo de manual es un instrumento de apoyo que suele ser utilizado en todo tipo de empresa u organización con el fin de estandarizar la forma en que se realizan las actividades y garantizar que se sigan los mismos pasos en todas las ocasiones que se repiten los procesos, asegurando la consistencia en la ejecución de las tareas y a su vez reducir la posibilidad de errores.

Además, es una herramienta muy útil para entrenar a los nuevos empleados, proporcionándoles una guía de la forma en que se deben realizar las actividades en la organización.

Beneficios del manual de procedimientos en una organización

El manual de procedimientos es una herramienta muy útil para cualquier organización, ya que proporciona una guía clara y detallada de los procedimientos y actividades que se deben llevar a cabo en ella; entre sus beneficios o aportes se encuentran:

  • Ayuda a garantizar que todos los procedimientos y actividades se realicen de la misma manera en toda la organización, lo que puede mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
  • Proporciona una descripción detallada y clara de los procedimientos y actividades que se deben realizar, lo que ayuda a los empleados a entender mejor sus roles y responsabilidades.
  • Al contar con un manual de procedimientos, los empleados pueden trabajar de manera más eficiente, ya que tienen una guía clara y detallada de cómo realizar sus tareas, mejorando a su vez la productividad.
  • Es una herramienta útil para la capacitación de nuevos empleados, ya que proporciona una descripción detallada de cómo y cuándo se deben ejecutar los procedimientos.
  • Ayuda a los gerentes y supervisores a controlar y supervisar el desempeño de los empleados, ya que pueden verificar que se estén siguiendo los procedimientos y procesos establecidos.
  • Permite a la organización identificar oportunidades de mejora en sus procesos y realizar ajustes para mejorar la eficiencia y la calidad.
  • Ayuda a reducir errores y minimizar los riesgos de accidentes o incidentes al establecer procesos claros y detallados que deben seguirse en todo momento.

Estructura del manual de procedimientos

Aunque los procedimientos de cada empresa sean distintos, los manuales de procedimientos se caracterizan por poseer una estructura, el cual de manera general se describe en el siguiente formato:

I. INTRODUCCIÓN.
II. OBJETIVO DEL MANUAL.
III. PROCEDIMIENTOS.
1. PROCEDIMIENTO.
1.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO.
1.2. ALCANCE.
1.3. RESPONSABILIDADES.
1.4. DEFINICIONES.
1.5. MÉTODO DE TRABAJO.
1.5.1. Políticas y Lineamientos.
1.5.2. Descripción de Actividades.
1.5.3. Diagrama de Flujo.
1.5.4. Formatos e Instructivos.
1.5.5. Anexos.

1. Ejemplo del manual de procedimientos

Tomando en cuenta la estructura de manual de procedentes descritos en el paso anterior, se plantea el siguiente ejemplo:

I. INTRODUCCIÓN

En la introducción del manual que describe de manera breve y general el contenido del manual, así como su utilidad, propósito, a quien va dirigido, cómo y cuándo se debe usar, entre otros aspectos que se consideren relevantes, descritos en términos sencillos y concisos para su fácil compresión.

Básicamente, la introducción deberá contener:

  • Los objetivos del manual.
  • Su ámbito de aplicación.
  • Una descripción breve de fácil compresión.

II. OBJETIVOS DEL MANUAL

El objetivo del manual debe describir cuál es el propósito que se persigue con dicho manual, este debe ser claro y concreto, empezar con un verbo infinitivo, su descripción debe ser corta y evitar el uso de objetivos calificativos, como bueno o malo.

Además, su descripción debe expresar qué se hace y para qué.

III. PROCEDIMIENTOS

En él se describen cada uno de los procedimientos por separado de manera ordenada. Y secuencial.

1. PROCEDIMIENTO (nombre del procedimiento)

Representa la parte esencial del manual de procedimientos, pues en él se describe lo siguiente:

  • El nombre del procedimiento a desarrollar de manera clara, que proporcione una idea de lo que tratara su contenido.
  • Cada procedimiento debe describirse por separado.

1.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

En el propósito del procedimiento de describirse la finalidad que se espera lograr con dicho proceso.

1.2. ALCANCE

En el alcance se debe delimitar los límites del procedimiento, qué actividades se deben desarrollar, cómo, y que áreas involucra.

1.3. RESPONSABILIDADES

En esta parte del manual se debe de indicar el o los responsables del proceso, desde su elaboración, su supervisión, control y aprobación.

1.4. DEFINICIONES

Aquí se deben especificar el significado de las terminologías que se emplean en el desarrollo de dicho procedimiento.

1.5. MÉTODO DE TRABAJO

En esta parte del manual se deberán tomar en cuenta los siguientes elementos que son esenciales para definir el método de trabajo:

  • Políticas y lineamientos.
  • Descripción de las actividades.
  • Diagramas de flujo.
  • Formatos e instructivos

1.5.1. Políticas y lineamientos

Las políticas y lineamientos es una guía básica para la ejecución de acciones, definiendo los límites para el desarrollo de las actividades.

Básicamente, toma en cuenta las alternativas que se pueden tomar para la ejecución de las actividades que permitan afrontar desafíos dentro del procedimiento, que ajustes pueden hacerse o no, y quieres son los responsables de su aplicación.

1.5.2. Descripción de actividades

La descripción de las actividades del procedimiento consiste en una descripción narrativa del orden cronológico y secuencial de cada una de las actividades que comprende el procedimiento, de esta manera se da a conocer el orden sistemático de cómo se debe ejecutar el mismo.

Dicha descripción debe ser clara y precisa, además debe indicar quién, cómo, cuándo y dónde se llevará a cabo la ejecución de las mismas.

1.5.3. Diagrama de flujo

El diagrama de flujo es una herramienta esencial para la elaboración de todo manual de procedimientos, ya que mediante una representación gráfica se da a conocer al lector de manera sencilla el orden secuencial de las actividades del procedimiento.

1.5.4. Formatos e instructivos

Los formatos son papeles de trabajo impresos que contienen información y espacios para completar información, suelen ser muy comunes en trabajos de oficina, y puede haber distintos formatos según los requerimientos de cada procedimiento.

El instructivo, por su parte, también es un documento impreso que describe de manera detallada como se debe desarrollar una actividad o procedimiento específico; ´por ende, es importante que una vez culminado la descripción de cada procedimiento en el manual se incluyan guías estos formatos e instructivos.

1.5.5. Anexos

Culminado la descripción de cada procedimiento, se debe agregar cualquier documento de anexo que sirva como material de apoyo, ya sean formatos, instructivos, o cualquier otro que se deba tomar en cuenta para la ejecución del procedimiento, como reglamentos, manuales de seguridad o leyes.

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