Clasificación de los Archivos

¿Cómo se clasifican los archivos?

Los archivos se clasifican por la función y el modo de organizarlo.

Los archivos se constituyen en una de las herramientas de mayor utilidad en una empresa donde las mismas los emplean con la finalidad de mantener resguardados todos aquellos documentos que representan un gran valor para la corporación.

Pese a que la estructura externa que estos puedan presentar, algunas más sencillas y otras de armazón más ostentosa los archivos no han podido ser desplazados por el avance tecnológico, ya que gran parte de las empresas reconocen la importancia que los documentos presentan para la comunicación vital de sus recursos o bien  la relevancia que los mismos representan para la organización de las transacciones.

Clasificación de los archivos.

Clasificación de los archivos
Grafica de cómo se clasifican los archivos

Según la función y uso.

Archivo Activo.

Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la información que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de fecha reciente, sino lo son en su creación lo son en su modificación motivo suficiente para que sean considerados importantes.

Archivo Semiactivo.

Este comprende información que puede ser de relevancia pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen  información importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.

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Archivo perenne o permanente.

Aquellos que pueden ser de vieja data, pero a pesar de guardan una relevancia por un periodo de tiempo, tal es el caso, que se amerite hacer una auditoria y se necesite revisar los estados o bien informes de un lapso de tiempo pasado.

Se denotan como permanentes porque guardan información muy importante para la empresa, pero estos no presentan contenido que amerite ser revisado de forma continua, de aquí que sean perennes porque en el tiempo permanecen ante eventuales consultas.

Por su organización.

Centralizada.

Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.

Por lo general, este tipo de archivos suelen ocupar un departamento específico, que en la mayoría de los casos suele ser llamado Departamento de Archivo, siendo el mismo de carácter confidencial ya que en el mismo va a reposar toda la documentación de la empresa, de modo tal que es una instancia cuyo acceso se haya controlado por los ejecutivos.

Descentralizado.

Este clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de los mismos.

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En lo que respecta a cuál de estos dos sistemas de organización de archivos resulta más seguro que el otro, podemos aclararte que ambos son igual de seguros y efectivos, todo depende de la instrucción que tenga el recurso humano respecto al manejo de documentos y su organización, como también utilización.

Clasificación de los Archivos
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