Clasificación de Documentos

¿Cómo se clasifican los documentos?

Los documentos se clasifican conforme a dos criterios el tiempo y los tipos de documentos de que se trate.

El concepto de documento ha ido variando conforme al transcurso del tiempo y la modalidad de los mismos, pero en sentido general se entiende por documento un material impreso conforme al cual se atestigua algún hecho.

Con el avance tecnológico, los documentos también han pasado a ser material digital que se encuentra y dispone por medio de los programas procesadores de textos.

Lo peculiar de un documento es que sirve para dejar constancia de un hecho, entendiendo que este pudo o no haber ocurrido, de aquí que muchos tiendan a considerar un documento como una constancia de una creación humana, ya que es la persona la única que puede crear conocimiento y plasmarlo.

La prioridad de conocer la clasificación de los documentos reside en la propia organización de los mismos, dado que al contener información se amerita tener un sistema que permita la disposición de estos de una forma correcta para poder ubicarlos con gran facilidad cuando se ameriten los mismos, de aquí que veremos la clasificación clásica de los documentos.

Clasificación clásica de documentos.

Clasificación de documentos
Esquema de cómo se clasifican los documentos

Por el tiempo.

Los documentos se clasifican acorde a la fecha de su creación, siendo en consecuencia este el criterio generalizado para su clasificación y organización en los archivos empresariales.

En efecto, tanto los documentos físicos como digitales, son organizados acorde a la fecha de su creación, desde el aspecto físico, se suele colocar la fecha a la vista de modo tal que sea fácil su detección por la vista.

O bien se realizan separadores, en los cuales se establecen periodos de tiempo de clasificación, como es por meses o bien por periodos financieros, siendo lo más común la colocación de la fecha de mayor data de última, y la más reciente siempre estará de primero.

Por el tipo de documento de que se trate.

En efecto los documentos se pueden clasificar acorde al formato en el que se presentan como también al contenido que los mismos disponen, veamos en grandes rasgos de que trata.

Acorde al formato.

Físico.

Son todos aquellos documentos que se pueden percibir acorde al sentido del tacto.

Digital.

Aquellos que solamente se pueden percibir por la vista, en los dispositivos móviles; siendo posible que los mismos pasen al formato físico.

Acorde al contenido.

En este sentido, se refiere al texto y la finalidad misma de estos, son diversos los documentos físicos que se crean, que versan de la más variada índole; el motivo de los textos siempre va a ser de los más variados, pero su criterio de clasificación suele ser el siguiente:

  • Libros, aquellos que disponen de un lomo, caratula y contraportada donde se ubica una serie de información que siempre tiende al expresión cultural y del intelecto.
  • Tesis, aquellas que contemplan el material de creación de una investigación sobre un fenómeno en específico.
  • Bases de datos, se constituyen en documentos que contemplan especies de índices donde se puede verificar una información.

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